Suasana pemusnahan arsip yang dilakukan oleh DPK Kaltim dan Bappeda Kaltim. (ist)
Timeskaltim.com, Samarinda – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kaltim bersama dengan Bappeda Kaltim melakukan pemusnahanan 2.801 arsip pada Bappeda Kaltim serta launching program Selamatkan Informasi Arsip Keluarga Anda (SIAGA) beberapa waktu lalu.
Hal ini Penting bagi sebuah dokumen atau arsip untuk disimpan dengan baik sehingga akan memudahkan kembali bagi siapapun yang ingin mencari dan membutuhkannya. Hal itu berlaku juga bagi semua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) termasuk UPDT yang ada di lingkungan pemerintah Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim).
Wakil Gubernur Kaltim, Hadi Mulyadi yang hadir langsung pada kegiatan menekankan agar menjaga arsip dengan baik dan benar. Pasalnya arsip berkaitan dengan anggaran dan pertanggungjawaban. Setiap arsip atau dokumen merupakan saksi tak bernyawa yang menunjukan kejadian saat itu.
“Karena menyangkut anggaran dan pertanggungjawaban namun ada beberapa dokumen yang dinilai sangat penting sehingga harus dijaga baik sehingga berguna di masa mendatang serta dalam waktu lama, sedangkan dokumen yang dirasa tidak penting dapat dimusnahkan setelah melalui proses yang berlaku,” ujar Wagub Hadi Mulyadi.
Orang kedua di Pemprov Kaltim ini, menyebutkan, ia mempunyai sederet catatan dan dokumen terkait pribadi dan kedinasannya. Ia menyadari akan pentingnya sebuah dokumen baik di masa sekarang maupun akan datang.
“Nanti saya akan lakukan sidak sejauh mana pengelolaan kearsipan di masing-masing OPD,” sebutnya dihadapan sejumlah pejabat termasuk mantan Kepala Bappeda Kaltim.
Sementara Kepala Bappeda Kaltim Prof Ir Aswin menerangkan pemusnahan 2.801 arsip yang ada di Bappeda merupakan untuk kali pertama dilakukan. Ia mengakui, untuk melakukan pemusnahan arsip di Bappeda tidak mudah karena melalui proses panjang.
“Pemusnahan arsip di Bappeda ini setelah ada persetujuan pemusnahan arsip dari Arsip Nasional Republik Indonesia, sedangkan arsip yang dimusnahkan diproduksi dari tahun 1994 hingga 2010 berupa arsip tekstual dengan jumlah 2.801 berkas,” ungkapnya.
Pemusnahan arsip di Bappeda Kaltim, sebut Aswin, sudah melalui beberapa tahapan kegiatan dimulai penyerahan arsip dinamis aktif yang berada dimasing-masing unit pengolah atau unit kerja ke Unit Kearsipan yang ada di Sekretariat untuk disimpan di ruang Records Center.
Kemudian pembuatan daftar arsip yang dipindahkan dari unit pengolah ke records center beserta berita acara pemindahan, kemudian pemindahan arsip statis dan arsip vital dari Perangkat Daerah dilingkungan Pemerintah Provinsi ke Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi Kaltim.
“Proses pemusnahan arsip akan dilakukan setiap tahun, sehingga bisa memberikan tempat bagi dokumen baru,” ungkap mantan Kadis DPK Kaltim ini.
Diketahui, DPK Kaltim sedang menyiapkan Depo Arsip. Nantinya sejumlah dokumen penting kearsipan Kaltim akan disimpan dalam Depo Kaltim. (aji/ADV/DPKKaltim27)
