Bimtek Kearsipan Kecamatan Bengalon Kutai Timur (Hafif Nikolas/Times Kaltim)
Timeskaltim.com, Samarinda – Tertib arsip harus dilakukan setiap lembaga Pemerintahan tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan, ataupun Desa.
Maka Dari itu, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kaltim menerangkan tertib arsip yang baik kepada Pemerintah Kecamatan Bengalon, Kabupaten Kutai Timur.
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Daerah Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) memberikan materi dalam Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan Kecamatan Di Lingkungan Pemerintah Daerah Kabupaten Kutai Timur Tahun 2023.
Arsiparis Ahli Muda Dewi Susanti selaku pemateri memberi berbagai catatan agar OPD di tingkat bawah itu ikut melakukan tertib dalam penataan dan pengelolaan arsip.
Ia menjelaskan setiap lembaga harus memiliki fasilitas arsip. Dari mulai kotak arsip hingga record center.
“Supaya bidang-bidang disini melakukan tertib arsip. Pihak lembaga harus menyediakan fasilitas penunjangnya terlebih dahulu,” ucap Dewi, pada Jum’at (10/11/2023).
Ia juga menjelaskan adanya jadwal retensi dalam pengelolaan arsip. Dari penyimpanan disetiap bidang, record center, hingga ke DPK Kabupaten Kutai Timur.
Namun, sebelumnya setiap bidang harus melalukan penertiban arsip terlebih dahulu untuk melakukan pemindahan arsip.
“Dengan syarat arsip itu sudah dibenahi masuk folder, masuk box arsip, dibuatkan daftar arsipnya, berita acara,” jelasnya.
Arsiparis DPK Kaltim itu juga mengimbau agar Kecamatan Bengalon dapat mengamankan arsip statisnya yang berusia diatas 10 tahun kepada pihak DPK Kutim.
Agar arsip yang berharga dapat lebih aman dan mudah untuk diperiksa kembali jika harus diperlukan pada waktu yang akan datang.
“Yang di bawah tahun 2010 sudah tidak ada di kecamatan, harus ada di lembaga kearsipan daerah. Diserahkan kes ana. Tapi akan diakuisisi kalau rapi. Jadi selaku camat menyerahkan ke DPK Kutai Timur,” pungkasnya. (Adv/nik)
